另類稽核

另類稽核 陳立寰

法務做著做著，經過了一些訴訟和上市的過程，對公司資料庫的架構，也就越瞭若指掌， 越是能夠對一個單一的客戶，也就是所服務的公司，提供更周延、恰合所需的顧問諮詢。

  

那麼有一天，轉行去做稽核，也是很有趣的。


在公司上市的過程中，交易所給我們非常多的回答題，內容其實包羅萬象。我常常戲說那真是 108 題的題庫。公司各功能的同仁， 對於了解問題，收集相關資訊，分析處理，直至使用一般學財務金融的人，可了解的文字合理撰寫回答，日以繼夜地答題趕上市申請進度， 真是有成就感的困難挑戰。

法務回答分配到的那幾題，過關後，便悠哉起來了。

一日行經作戰室，看到廠長同事正滿頭生煙。探頭笑問之下， 發現他的問題是，那些財務金融輔導專家， 怎麼看不懂這些精心交卷的完美答案? 那些財務金融輔導專家們，也一臉苦相，這些電子電機博士們真是博大精深，寫出的答案，中英並存，還夾帶電路圖及工程詞彙，如何提交交易所袞袞諸公審核。 自告奮勇協助通譯的我， 竟然大為意外復紮紮實實的，使用這些寶貴的原始資料，在三個月裡，回答、潤飾了，上百題上市提問申論題，直到交易所送件。

除了怎麼樣能夠正確的作答，為了答案能合乎上市水準，也就對公司各項功能作業， 不得不進行深入的了解，為資訊的第一手實際驗證，穿過法規， 金融、利基的嚴格檢視，有信心交出有品質、可受嚴格評審的答案。在這個過程中，因此了解外界擔心可能的內部運作風險與缺失，提出須進行的改善計畫，也就逐步的展開了。

我想這大概就是上市輔導商的最大功用吧。

因為身處於戰場中，不由得對公司的各項的可能的缺失和風險，提高為世界級水準，就越感同身受，而深刻的開始推行改善。 上市審核， 只是低標，高分過關、高價上市， 才是高標答案。

這個時候，我們跟品質稽核、會計稽核一起合作， 展開了對稽核的九大循環的了解，也逐步的將循環裡的每一個步驟與資訊，累積、收集定位的，建立一致的coding system。有了最好的資料庫，資料不再是原始data, 而有可讀性， 成為資訊 (Information)。與不同的部門開始做銜接，減除非常多的重複的工作，名詞用字的正確，以及編碼，都開始逐漸的到位，成為智慧資產(Intelligence)。之後，開始於由點、到線、到面的，推行公司的再造工程Re-engineering。

稽核的角色至此，已經從防弊興利， 較為單調傳統的角色，進化為簡化流程，降低風險的專家工作了。

很快的，基於108題目的合作信心，每個部門都非常歡迎具有這樣的思考模式的稽核進入，進行改善。看過公司無數表格後，每做一次稽核案，就幫助那一個功能減少或改善一張表格，提出這樣的KPI，就是最受歡迎的，往往有部門要插隊掛號的，再造工程型的稽核了。

有好幾年，稽核在公司內部的360度客戶滿意度調查的時候，竟然得到全公司的第一名。

建立再造工程型的稽核部門後，常常有人問說，一個公司內部的分層負責準則，要怎麼樣訂定。之後，據以建立的授權的長江萬里圖表，如何建立一個統一的主軸。尤其是金額的授權，是要怎麼樣合理訂定各個作業的簽核額度。簡單的說，總經理及其下的簽核額度，是五千萬、五百萬、五十萬、還是五萬，到底哪一個數字才是合理的呢。

答案是，如果能夠將一個公司過去三年發出的訂單，從訂單庫裡面撈出來、由金額的大小排序的話，我們很驚奇地，會發現，一個公司最貴的約20%的訂單，會用去當年度約80%的預算。

意思就是說，老闆只要花把決策力，放在金額排名前20%的訂單，就可以掌控公司80%的預算風險。依據 80/20定律，累計前20%金額的那一個數字，就應該可以敲定授權金額的切點了。而這個切點可以與時俱進的，有資料庫的支援，可以定期檢視，試需要修改，因此，也有一個永續經營的韌性。

簡單的一個數學的分析的方法，就輕易的獲得大家的共識。當場讓董事長跟總經理的工作負擔大幅的下降，而不擔心風險。之後，用同一個方法，繼續往下切分的話，協理、經理、處長也就各自切去授權範圍的20%，大家皆大歡喜 。

大人管大事， 引用某一個特定的數字，作為授權的分野，也就有了依據: 以公司資料庫的真實數據為經，80/20 定律的理論基礎為緯。由數學圖形來說，就是X軸與Y軸。我們敲定了數個層級的簽核授權的數字。

這樣的稽核創意，對公司來說，是真正貼近客戶，做到了降低風險，簡化流程。建立清楚的分層負責授權的軸心，應該可以讓公司削減內耗、精力充沛的繼續往前走。

這時，想要回去做櫻櫻美代子? 也許。

正如我常笑說的， 天無三日晴，今日事今日畢最重要，想到要去做的，就該去做，明天會都有新鮮事發生。三日安靜， 必有大事。不久，天外飛進直升機老闆，新科交大EMBA， 面談時，神氣不可一世的問了我一句: 你也念過 MBA? 應該已經過期了吧。

開懷大笑之後，我決定展翅高飛。